Hoe een vraag voor opleiding uitgroeide tot een hartverwarmende dag rond samenwerking.

Een tijdje geleden werd ik gebeld door de HRM van een nationale nonprofit organisatie. Of ik een opleiding wilde verzorgen voor één van de twee grote functiegroepen, nl de project managers. Zij dienden namelijk wat beter te leren communiceren met een tweede functiegroep, de projectassistenten. Op die manier zou de samenwerking verbeteren wat de motivatie ten goede zou komen.

Doorvragen op de beoogde doelstellingen bracht ons echter bij de ware intenties:

• het creëren van een wij-gevoel
• het versterken van gelijkwaardigheid
• het verbinden met elkaar op een echte en authentieke wijze en
• het nemen van concrete stappen naar een effectieve en efficiënte samenwerking.

Daarom stelde ik voor de opleiding te vervangen door een teamdag ‘Samen werken aan samenwerken’ met beide functiefamilies samen. Immers, werken aan een betere samenwerking met één van de twee betrokken partijen niet aanwezig leek nogal zinloos.

Het begin: heldere doelstellingen

Voor de teamdag werden volgende doelstellingen vooropgesteld:

• Het creëren van een (h)echte verbinding voorbij de rol tussen de teamleden
• Nog meer leren waarderen van ieders toegevoegde waarde vanuit gelijkwaardigheid
• Versterken van het team en de onderlinge relaties
• Het gevoel creëren van het werken als 1 team
• Alle betrokken partijen nog meer het gevoel geven dat ze erbij horen en daardoor het opnemen van eigenaarschap bevorderen en vergroten van betrokkenheid
• Energie aanwakkeren om er voluit samen voor te gaan

De teamdag zou geslaagd zijn als mensen het gevoel hebben dat ze erbij horen, dat ze geïnspireerd zijn en zin hebben om met vertrouwen verder samen te werken aan huidige en toekomstige projecten.

Ervaren vanuit de waarderende benadering

Samen met een collega toog ik aan het werk: we bouwden de hele dag op rond de waarderende benadering (appreciative inquiry). Wij geloven immers dat focussen op wat wél werkt vaak krachtiger is dan te focussen op alles wat nog niet goed zit. Systematisch onderzoek van sterktes doet verbinding groeien: het inspireert tot nieuwe beelden over de toekomst, én creëert energie om die toekomst waar te willen maken. AI helpt om de diversiteit aan kennis, deskundigheid en belangen te mobiliseren en te verbinden. Dit versterkt het Wij-gevoel.

“Verbinding is de sleutel: verbinding creëert vertrouwen en vertrouwen is de basis voor elke sterke teamprestatie.”

Wij wilden die medewerkers laten zien wat ze nog niet bewust wisten, maar wat wel al potentieel aanwezig was. We leerden hen dus anders naar de situatie te kijken, voorbij het cognitieve ook.

“Wat zien we nog niet over onze samenwerking waardoor het nog niet optimaal is?” Door deze vraag te verbinden met het waarderend perspectief werd positieve energie gegenereerd, waarbij iedereen betrokken werd en waarbij toegewerkt werd naar een duurzame implementatie van door iedereen gedragen oplossingen. Bovendien leerden medewerkers mekaar ook op een andere manier kennen, wat de verbinding ten goede kwam.

Het begint al voor het begint…

Nog voor de teamdag effectief plaatsvond begonnen we met een ketting van waarderende interviews. Hieruit kwamen sleutelelementen voor suksesvol samenwerken die nog van pas zouden komen. De dag zelf zetten we volgende interventies in:

• Een waarderende enveloppemuur
• Een ludieke oefening om verschillende posities en rollen in teamwerk duidelijk te maken
• Brainstorm over de output (sleutelelementen) van de interviews in groepjes
• Creatieve visualisatie van een toekomst waarin moeiteloos zou worden samengewerkt
• Out-of-the-box ideeëngenerator
• Wall of commitment met ieders engagement
• Check-out op voeten

Het werd een intense dag waar fun en serieux elkaar afwisselden.

We zagen medewerkers helemaal opgaan in het geven van waardering en complimenten aan elkaar, zonder voorbehoud. Tegen de middag waren de envelopjes goed gevuld. Zodanig zelfs dat we schrijfstrookjes extra nodig hadden J

Mensen durfden kijken vanuit hun eigen verantwoordelijkheid voor het geheel en sommigen vonden dat toch knap lastig. We zagen dus ook mensen wegfladderen, zich ophouden aan de zijkant, terugkomen om te snuffelen, zich niet helemaal engageren.

Intenties werden uitgesproken, de eerste afspraken werden gemaakt.

De dag heeft achteraf bekeken heel wat initiatieven in gang gezet waar de organisatie nu nog steeds rond werkt.

En daar worden wij blij van!

Heb jij ook een vraag naar facilitatie? We komen graag naar je luisteren en zoeken samen naar de best mogelijke interventie. Contacteer ons: mikondo@mikondo.be