Teamcoach Katrien vertelt:
Een beetje argwanend kwamen ze in kleine groepjes binnen, de teamleden van dit team dat alleen uit vrouwen bestond. Een ogenschijnlijk vriendelijke handdruk, maar tegelijkertijd keken de meesten me niet rechtstreeks aan.
Natuurlijk had ik al wel zo’n bruin vermoeden dat het niet zou gaan over de vakantieplanning die maar niet zelforganiserend kon worden opgepakt of de verbetering van de klantentevredenheid (de businessaanleiding van de sessie), ook al was iedereen vragende partij. Er was meer aan de hand, en als dat niet naar boven zou komen, zou de samenwerking stroef blijven lopen. Daarvan was ik alvast overtuigd. Maar wat er dan onder die waterlijn leeft waardoor de samenwerking niet stroomt, bleef voorlopig gissen … Als er iets is wat ik mocht leren van de talloze teams die ik al begeleidde dan is het wel dat hoe groter de haai die onder water rondzwemt (dus hoe langer er al van alles sluimert en hoe langer men al doet alsof er niks aan de hand is) hoe belangrijker het is om een veilige omgeving te creëren. Want hem naar boven halen zal nodig zijn om daarna duurzaam écht te gaan samenwerken.
Als de waterlijn kan zakken komt de haai op het droge
We begonnen met een check-in: hoe zit je er bij? Wat verwacht je van deze meeting? Het achterste van de tong kreeg ik nog niet te zien. Wél werd er al benoemd dat het spannend was om er te zijn. Toen het de beurt was aan Sofie, de laatste die zou inchecken, liep ze boos naar buiten. Tijd voor een time-out. Na een 1:1tje gaf Sofie aan dat ze ‘hier’ niets mee te maken wilde hebben. Wat die hier was, bleef nog even verborgen. Sofie was wel bereid om bij wijze van check-in met de groep te delen dat ze niet wilde inchecken.
Instemmende blikken van een aantal collega’s die zo aangaven: “Ook wij willen het hier dus niet over hebben.”.
Ik voelde me dankbaar, de waterlijn zakte al een piepklein beetje.
Goed, over naar het thema van de dag: klantentevredenheid. De teamleden werden uitgenodigd om in groepjes via een reverse brainstorm zoveel mogelijk ideeën te bedenken om de klantentevredenheid zo laag mogelijk te houden. Altijd hilarisch! Alleen werd het dit keer bij de debriefing stiller en stiller. Tot iemand voorzichtig zei: “ik herken wel een paar van deze zaken. Het lijkt wel of we een beetje onze huidige werking aan het beschrijven zijn. “
Opnieuw instemmende blikken. Weer een paar milllimeter dieper gedoken.
“Hebben jullie een idee hoe dit komt?’, vroeg ik naïef. Voeten en handen werden op slag een heel aantrekkelijke plek om naar te kijken. Tot Jana me uitdagend aankeek: “Ja hoor, maar ik ga het hier niet delen”.
“Zijn er nog mensen die hier een eigen idee over hebben maar het hier niet over willen hebben?”
“ Ja hoor”, zeiden ze bijna in koor.
“En is het belangrijk om het erover te hebben?”
“Uiteraard, maar we voelen ons niet veilig om dat in groep te doen. “
Het hoge woord was eruit : Het is niet veilig om open te spreken met elkaar. En daar was iedereen het roerend over eens.
Door stapje voor stapje de energie van het team te volgen en alles wat er was zonder oordeel te omarmen, ontstond een basisveiligheid waardoor de kern van het probleem zich kon tonen.
Van hieruit konden we openlijk het gesprek aangaan wat er dan wel nodig was om vrij te durven spreken. En ook al ben ik er meestal voorstander van de hete appel als team aan te pakken, in dit geval was het wantrouwen zo groot dat het belangrijk was elke stem eerst 1 op 1 te horen. Met het akkoord van iedereen om individueel met de teamcoach het gesprek aan te gaan, werd de teambijeenkomst afgesloten. En daar kwam een volgende vraag naar boven: zag iedereen het zitten om met mij als begeleider dat gesprek aan te gaan? (jawel: teamcoaching vraagt zowel van de deelnemers als van de coach een grote bereidheid tot kwetsbaarheid). Afspraak was dat ieder dat zou delen met de leidinggevende, die gelukkig heel veel vertrouwen genoot van alle teamleden. Best spannend voor mij als coach.
Van één op één naar team
De individuele gesprekken, die volgden na een unanieme ja, hebben toegelaten dat elk van de dames kon delen waarom zij zich onveilig voelde in het team, wat er gebeurd was waardoor zij nog rancune voelde,… maar ook kwetsbaarheid en zelfinzicht durfde tonen over het aandeel dat elkeen zelf had aan de huidige situatie.
De spanningen, die vooral tussen vijf teamleden zaten, werden door nieuwkomers in het team wel gevoeld maar ze hadden geen idee van wat er precies allemaal speelde. Hun voornaamste zorg was dat ze mee in de kampvorming werden getrokken en dus maar veilig op een afstand en uit verbinding bleven omdat ze dat helemaal niet wilden.
De echte doorbraak kwam toen alle thema’s, die in de 1 op 1 gesprekken werden benoemd, anoniem met de ruziënde sleutelspelers werden gedeeld: een gedeelde pijn van afwijzing, in een job zitten die de meesten eigenlijk niet graag deden, zich schuldig voelen over eigen gedrag uit het verleden, … Hierop ontstond een diep verbonden en openhartig gesprek met veel kwetsbaarheid. Er werd geluisterd naar elkaar , écht geluisterd deze keer. De kers op de taart kwam toen een van de 2 “gezworen” vijanden de ander vroeg of ze zin had samen eens te gaan lunchen en de verbindende dialoog verder te zetten. Dat zijn het soort momenten waar je het als coach voor doet!
En de vakantieplanning? Die is afgelopen zomer zo georganiseerd dat de klanten amper merkten dat er iemand weg was …
Samengevat:
Om wat al langer sluimert in een team (in de onderstroom) naar boven te brengen zodat er duurzame verandering kan plaatsvinden is psychologische veiligheid zeer belangrijk en moed nodig. Daar bestaat geen pasklaar recept voor. Een begeleider die durft invoelen waar de groep is, met compassie voor alle meningen kan meedeinen, niet opzij gaat wanneer het pittig wordt en vanuit dat sterk invoelen gepaste interventies doet, is alvast zeer helpend.
Bouwen aan psychologische veiligheid: onze vuistregels
Ook al is er geen pasklare oplossing, we geven vanuit onze ervaringen met teams graag een aantal vuistregels en ideeën mee om in je team preventief te werken aan psychologische veiligheid. Goed begonnen is half gewonnen!
- Creeër, al is het kunstmatig, gelegenheden om ongedwongen te connecteren.
- Open je (virtuele) meeting al wat vroeger en wees dan beschikbaar voor een praatje of blijf na afloop wat langer hangen
- Laat de lijnen gewoon openstaan en werk vanuit je eigen stek toch op één virtuele werkplek.
- Neem eens wat vaker je telefoon en bel je medewerkers eens op voor een babbeltje
- Ga eens een koffietje drinken (een écht, geen virtueel) met een medewerker. Steek daar tijd in, die is niet verloren. En niet alleen je medewerker gaat daar deugd van hebben. Hou je niet van koffie, bestel dan iets anders 🤩
- Stuur eens een ouderwets kaartje met een persoonlijke boodschap, ter gelegenheid van een verjaardag, jubileum, of zomaar.
- Lees het blog van Saskia Vandeputte. Vervang ‘school’ door ‘bedrijf’ en ‘student’ door ‘medewerker’ en je begrijpt hoe belangrijk dit is. Laat je inspireren!
- Erken je eigen kwetsbaarheid:
- geef toe bijvoorbeeld dat je het zelf ook moeilijk vindt om echte verbondenheid te voelen in deze tijden van online vergaderen en thuiswerk. Nodig uit om samen naar oplossingen te zoeken.
- Wees een voorbeeld van nieuwsgierigheid en verwondering:
- Stel veel vragen, moedig je medewerkers aan om dat ook te doen.
- Beantwoord elke vraag om hulp, elke vraag naar een oplossing met een rondje vragen stellen in plaats van antwoorden geven. Heel vaak ontstaan daar ook perspectieven die jullie eerder niet zagen. ‘Change your questions, change your life’ Marilee Adams weet dat al langer.
- Erken je eigen feilbaarheid:
- Sta open voor feedback, ongeacht je positie in de organisatie.
- Creëer een cultuur waarin falen niet bestaat maar wordt gezien als een kans op te leren. En een volgende keer beter te doen.
- Durf faalsessies te organiseren als een best practice voor je team. En zorg voor de nodige dosis humor.
Als team- en organisatiecoaches beschouwen wij het als een voorrecht om, zowel wanneer er nog geen vuiltje aan de lucht is als wanneer het vastloopt, betekenisvolle dialogen op gang te brengen en bij te dragen aan het installeren van psychologische veiligheid in teams.
Jouw vraag vrijblijvend aan ons voorleggen? Contacteer ons gerust.